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5大关键要素让你轻松撰写新闻稿

发布时间:2020-12-08 08:47访问人数:303来源:浪知潮网络

5大关键要素让你轻松撰写新闻稿

无论是SEO优化、内容从业人员或想要宣传自己的企业,撰写一篇好的新闻稿往往是令人头痛的难题。今天我们想跟大家分享有关新闻稿撰写的技巧与注意事项。

新闻稿,或称作通讯稿,是一种具有新闻属性和型态的宣传文稿,大多是由公司、机构、政府、学校等单位发送给传播媒体的通讯文件,借此公布有新闻价值的消息。很多人曾经问过我,究竟新闻稿、广编稿以及商品文案有何差别?

我想,主要的差别就在于新闻稿的内容必须具有新闻价值,而广编稿或一般的商品文案可能只承担了营销、宣传的使命。

掌握5W1H原则

一般来说,我们在撰写新闻稿的时候,必须掌握「5W1H」的原则,也就是透过这篇新闻稿必须让读者清楚地知道:这是由哪个单位所发出的稿件?有什么事情要在何时发生?为什么要跟大家说明?具体想要说明的事由是哪些?这个事件或活动会在哪里发生?以及可以如何参与或是到哪里购买商品?

由于新闻稿的任务就是要为广大读者们提供事件的完整资讯与脉络,所以请你在撰写的时候尽量避免咬文嚼字、赘字过多,或是大量使用专业术语的现象,应以词句通顺、简单明了做为最高指导原则。

倒金字塔式结构

新闻稿的属性不同于一般的商品文案,所以写作方式也略有不同,比较少采用「起承转合」的传统方式。一般而言,业界人士在撰写新闻稿的时候,通常使用「倒金字塔式结构」的写作方式。所谓的「倒金字塔结构」是绝大多数客观报导的写作规则,也可说是目前常见的新闻写作叙事结构。换言之,也就是把最重要的资讯写在前面,一段文句只写一个事实;而且,整篇文稿以陈述事实为主,但不发表议论。

当然,之所以采用「倒金字塔式结构」来写新闻稿,必然有其优点。举例来说,像是:可以快速写作、方便快速编辑和删减以及有利于阅听大众快速阅读与掌握重点等等。

在撰写新闻稿的时候习惯直接切入重点,无须过于在意修辞或铺陈,所以自然可以加快写作的速度。另外,也因为大家都把事件重点放在新闻稿的前面几段,所以当媒体编辑有需要并稿处理或调整稿件篇幅的时候,也很方便直接动手编修和删减。

新闻稿该如何撰写?

谈完采用「倒金字塔式结构」写作的优点,接下来就让我来分享新闻稿该如何撰写?我们觉得,撰写新闻稿的时候首重一下笔就切入重点,也需要思考能够带给读者的利益与价值是什么?当然,我们也可针对个别媒体提供不同角度的内容,同时也要谨记发布新闻稿的目的是为了传达有用的资讯,而非只是推广促销。切忌过于自我宣传,以免稿件被拒绝刊登而白忙一场。

在这边简单帮大家做个小整理,如果想要透过媒体传达重要讯息给社会大众,你必须掌握以下这几个关键因素:

第一点,是内容力求简单明了,让读者吸收资讯不费力。

第二点,是内容要有独到的观点或特别的利益。

第三点,是可以满足读者的需求或协助解决问题。

第四点,撰稿的时候请谨记文笔通顺,力求逻辑清晰。

第五点,是可以结合时事热潮,易于被转发、分享或渲染。

第六点,不过度迷信主流媒体,锁定属性合适的媒体或新闻管道来投放。

先理清整个事件的脉络和始末因果

要知道,与媒体沟通是一门艺术,无论你想透过新闻稿来推销商品、发布公司重大的人事消息或是宣布达到某些里程碑,都必须先理清整个事件的脉络和始末因果,才能让人「秒懂」。

我们每天都会收到不同公司所寄来的新闻稿,时常发现某些企业所发出的新闻稿标题过于冗长,让人难以理解想要表达的重点是什么?撰写新闻稿的时候,我们建议你不妨在标题之中适当地置入某些关键词或可量化的数据,让读者可以尽快掌握到关键资讯与重点。

举例来说,今年六月下旬我曾收到某软件公司所发布的一篇新闻稿,但标题仅仅提到「2021年XXX盛大登场」,但并未具体地提及这场年度发表会有哪些重点项目?或是推出哪些令人期待的新服务?

直到看完新闻稿的第一段,我才理解到它宣布名年的主题定调为「Life on XXX」,致力打破线上线下分界、跨越时间及空间,为用户打造全方位的数位生活基础建设,将聚焦线下场景、金融科技、人工智慧三大策略事业发展,具体落实「Life on XXX」。

优先揭露想要带给读者的重点与利益

在这个碎片化的时代,因为大家普遍工作忙碌,也缺乏耐性,所以在撰写新闻稿的时候,请务必在标题和第一段多下功夫,尽量优先揭露想要带给读者的重点与利益。最好还可以举出实际案例,或是以数据、专家证言来凸显新闻稿的论述亮点,进而让人信服。

此外,为了让新闻稿的内容更加丰富,并且能够让读者迅速掌握重点,有时我们必须额外提供给媒体一些数据、图表或样品。如果你在新闻稿中也有提供照片的话,请记得要附上图说,以增进读者对于讯息的理解。

以美国苹果公司为例,他们每年都会推出很多划时代的高科技产品,像是Apple Watch、iPad或MacBook Pro等。倘若你仔细端详该公司的新闻稿,不难发现他们会用浅显易懂的方式进行解说,字里行间并未充斥太多的专业术语。同时,他们每年还会举办多次的产品发表会,并提供新品给媒体记者以及意见领袖们试用,希冀透过实际体验来强化品牌认知与增进销售。

有人曾经好奇地把苹果公司的新闻稿送去做可读性检测,赫然发现只要具有小学四年级学生的语文程度就能轻松理解。这是因为当年乔布斯还在世的时候,曾经严格要求苹果公司的公关部门要把新闻稿写得浅显易懂,必须让十岁的小朋友都能够理解。他不但会亲自阅读每篇新闻稿,甚至还曾说过:「如果连一个单纯的普通人都不能够理解我们的语言,就算是我们的失败。」

因此,我们在苹果公司的新闻稿中看不到太过艰深的专业术语、陈腔烂调或是让人疑惑的行话。这一切,也都要归功乔布斯当年的坚持。这是一个不错的参考准则,建议大家在撰写新闻稿的时候,也可减少不必要的行话或专业术语,尽可能运用直白的话语来向目标受众进行沟通与解说。

常被乎略的重点环节

在新闻稿的架构中,除了本文之外,还有两个环节很重要,那就是公司简介与联络人资讯。道理很简单,因为这是一般社会大众认识贵公司的起点。所以,想要写好新闻稿,也不能忽略这两个部分唷!

此外,要留下贵公司相关部门的联络方式,让媒体记者或读者想要进一步了解相关资讯的时候,可以尽快找到联络窗口。所以,除了要载明联络人的姓名、职称之外,最好也能顺带提供该联络人的手机号码和电子邮件。

联络人资讯的部分比较容易理解,也很好处理。但是公司简介的部分,其实并不好写!这是因为一般人很难用短短几百字交代贵公司的来龙去脉、产品线、企业文化以及独特的价值主张,所以往往会有不知从何下笔的感觉?

如何介绍公司

正常来说,我们应该举出很多实例跟大家分享可以如何介绍贵公司。大家可以藉由观摩其他企业的案例,来学习新闻稿写作的技巧。在这边,我们建议你在开始撰写公司简介之前,不妨先盘点一下自家公司的特色、文化与各种资产。

打个比方,你可以先思考一下:贵公司是在何时创立?主要的产品有哪些?有多少位员工?在哪些城市设有分公司或办事处?曾经得过什么奖项?达成哪些里程碑?是否曾经在何时、什么情境下创造过哪些非凡的纪录?而贵公司的愿景、价值主张,又分别是什么呢?如果以上这几个问题你都能够回答得出来,我们相信就有足够的素材可以着手撰写公司简介了。

如何跟媒体打交道

除了写好新闻稿,我们还想跟你分享与媒体互动的方式。很多人不知道该如何跟媒体打交道,我们觉得真诚很重要。再来,你必须了解不同媒体的属性以及需求,掌握相关行业记者的情报,并以同理心、公平心和平常心来对待媒体记者。请谨记新闻价值凌驾一切,千万不要为了宣传,做出有违职场伦理的事情,或是厚此薄彼,失信于记者哦!

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